Start MediationOnline Via Zoom

All Posts by Natalia Olowska-Czajka

By Natalia Olowska


What are common types of Mediations and who are the common parties?

Mediation can be done as a mediation outside of court or within the court proceedings. It is enhanced by the legal and judicial system as an effective way to save time and costs and is being frequently used in the civil, commercial, family and labour disputes.  

The parties to the mediation are the parties to the claim (or potential claim), be it a splitting or divorcing couple, parents in argument, co-owners in the process of property division, home owners association claims or a payment dispute. 

What are common formats, procedures, and length of sessions, and who typically attends?

Mediation is frequently done just by the parties and the mediator alone, without the parties’ lawyers. Sometimes the co-mediation is used, where two mediators at the same time help parties resolve their dispute and meet with them, which is very much in practice in the case of family matters. 

In the traditional in person mediation, the parties will go to the mediator’s office and attend a session, which is usually scheduled for 2 hours. Multiple mediation sessions on different dates are hence not a rarity, when the parties show interest in reaching an agreement. 

The parties attend the session jointly and caucus mediation is not a default set up, it is rather used optionally. 

All the important mediation guarantees apply: it is voluntary, the neutrality and impartiality of the mediator is a must, the confidentiality of the information exchanged and the mediation talks –  all of it is supported by the Polish legislation. 

What are general costs and who pays?

The costs of the mediation are typically borne by the parties and are governed by the agreement between the parties and the mediator. The costs cover the mediator’s remuneration and expenditures.

In some exceptional cases, when a mediation within the court proceedings is being done with a party benefiting from free legal aid, the other parties may be required to bear all the costs. 

Mediation in the Hague Convention on Child Abduction Cases can also be offered to the parties free of charge.  

There are also some mediation centers that do pro bono mediations.  


 Are online mediations lawful? If so, are there any limitations?

Online mediation is lawful and used frequently due to the coronavirus pandemic more than ever. It is legitimate and can lead to entering into a valid agreement and create rights and obligations on the parties.  

Are online mediations accepted and popular by practitioners and parties? If so, what platforms are typically used, from video to e-signatures?

Online mediations are probably not that popular as in-person mediation, but in the times of remote communications they have become very popular for their safety and efficiency, both for the mediators and the parties.

Online mediation is being done via Zoom, Microsoft Teams, or Skype, depending on the tool which is at ease to the mediator and sometimes to the parties too. 

The electronic signing, however, is not a popular feature, which can be attributable to the fact that an electronic signature has a special legal definition requiring a special code which many mediators do not possess and do not invest in having. Therefore, after the online mediation is completed, the agreement most probably will be signed in paper form. 


Who can mediate? 

A mediator needs to be a natural person, with full legal capacity, enjoying full public rights. A judge in office cannot be a mediator.  

A mediator does not have to have any special educational profile nor expertise. However, those inscribed into the List of the Court Appointed Mediators, need to prove they underwent a mediation training.  The basic mediation training requires 40 hour of education and ends up with a certificate. For family law matters another 40 hours apply. 

What gives mediation agreements authority? Are they enforceable?

Mediation agreements are binding on the parties once signed by the parties and the mediator, and to a certain extent (to the extent they create legal obligation) can be validated by the courts, which will make them enforceable too. 

There are of course cases where the mediation agreement itself will not suffice, and some further endeavours will need to be taken by the parties once the mediation agreement is signed. In family law for example, this applies to the division of property, where the parties after reaching an agreement in mediation will still need to go to the notary or to the court to achieve the desired effects in terms of the form of a deed.

How are courts involved in mediations?

Mediation as a dispute resolution method is promoted by the civil procedure, to the extent that any claim brought to the court should contain a statement whether the parties already sought to resolve their dispute outside of court, especially via mediation. 

The court can direct the parties to the mediation once the case has its file number in the court, even before the fist hearing – such a decision can be opposed by the parties. However, usually, mediation will take place after the first hearing upon the parties’ mutual consent. The court can appoint a mediator for the parties or they can agree on one for themselves. The time for mediation given by the court can be up to three months, it happens sometimes that this is even prolonged.   

A settlement concluded before a mediator, after its approval by a court, has the legal force of a settlement concluded before a court. A settlement concluded before a mediator that has been approved by issuing an enforcement clause is an enforceable title.

When the mediating parties enter into mediation agreement, 75% of the court fee will be returned to the petitioner.

In what types of cases does mediation apply? Are there cases where mediation cannot happen?

Mediation is used extensively in civil, commercial and family disputes, labor law claims as well as criminal offences – whenever it is possible due to the character of the case.

However, social security claims are excluded by law from mediation (this is because the claim is being brought before a court against the public agency, which is the Social Security Agency (ZUS).


Are there rules for when parties do not show?

Usually, but only as per agreement, the mediators charge the parties a fee when they do not turn up without prior notice within a certain time limit.

The Polish Code of civil procedure gives the parties a possibility to consider the costs of mediation as the costs of the entire court case, so when parties do not show, they expose themselves to a possibility of being faced with the necessity to cover the costs of the mediation or even all or part of the costs of the entire proceedings pending before the court. 

Any special rules for when mediation is within court proceedings and when pre-judicial or private outside of court?

The mediation will be done the same, the main difference however, will be  the costs. When the mediation is being done through the court, the fees as provided by law apply, and they are usually much lower than in case of  the outside of court, private mediation.  


 How has mediation, specifically online mediations, evolved in the past several years?

The boost for online mediation has been created by the limitations of travel and personal contact due to the pandemic. 

Mediation in general is paving its way slowly and there still can be instances, when parties have not heard what a mediation is nor what opportunities it can bring to them.  

How are courts, parties, lawyers, and mediators, adapting to those changes?

Many courts do not see any role of the parties’ representatives (attorneys) in  mediation, which is also true about many mediators, who prefer to see the parties in mediation unrepresented.  

Online mediation itself encountered a barrier of human limitations when faced with technology, both in mediators and the parties, but it is being domesticated more and more.  

 What are some mediation trends to watch in this jurisdiction?

Co-mediation in family law matters, usually done by two mediators of different genders. Very little or almost none use of the caucus style mediation. Mediation without lawyers as a preferred form by the courts and by the parties. Paper signing of the mediation agreements.


-It is quicker, more efficient, flexible and less expensive than the court proceedings. It is not a waste of time within the proceedings, as it usually does not stop the entire process, it is being done

-The court will return 75% of the court fee to the petitioner in case the mediation agreement is concluded within the court proceedings.

-The parties can offer themselves solutions and ways out, which cannot be then used against them in the court battle, as bringing them in is ineffective.

-Mediation can easily be done online and in a language other than Polish – which is impossible in the court, where the proceedings are only in Polish and online hearings are still a rarity. 

By Natalia Olowska


  1. Jest ona szybsza, wydajniejsza, bardziej elastyczna i tańsza niż postępowanie sądowe. Nie jest to strata czasu w postępowaniu, gdyż zwykle nie zatrzymuje całego procesu, ale odbywa się pomiędzy rozprawami – pozwalając zakończyć  postępowanie.
  2. Sąd zwraca powodowi 75% wpisu w przypadku zawarcia umowy o mediację w postępowaniu sądowym.
  3. Strony mogą zaproponować rozwiązania i ustępstwa, których nie można następnie wykorzystać przeciwko nim w batalii sądowej, ponieważ powoływanie się na nie jest bezskuteczne.
  4. Mediację można łatwo przeprowadzić online i w języku innym niż polski – co jest niemożliwe w sądzie, gdzie postępowanie toczy się wyłącznie w języku polskim, a rozprawy internetowe wciąż są rzadkością.

Wiadomości ogólne o mediacji w Polsce

Jakie są popularne rodzaje mediacji i kto w nich uczestniczy?

Mediację można przeprowadzić jako mediację poza sądem lub w ramach postępowania sądowego. Mediacja jest wspierana  przez system prawny i sądowy jako skuteczne rozwiązanie pozwalające na zaoszczędzenie czasu i kosztów. Jest często stosowana w sporach cywilnych, handlowych, rodzinnych i pracowniczych.

Stronami mediacji są strony sporu sądowego (lub potencjalnego roszczenia), to jest np. rozchodząca się para, spierający się rodzice, byli małżonkowie w procesie podziału majątku, członkowie wspólnot mieszkaniowych lub strony sporu o zapłatę.

Jakie są procedury dotyczące mediacji, długość sesji oraz kto zazwyczaj w nich uczestniczy?

Mediację często prowadzą same strony i mediator, bez prawników reprezentujących strony w sądzie. Czasami stosuje się ko-mediację, w której dwóch mediatorów jednocześnie pomaga stronom rozwiązać spór i spotyka się z nimi, co jest bardzo praktyczne choćby w przypadku spraw rodzinnych.

W tradycyjnej mediacji osobistej strony udają się do biura mediatora i biorą udział w sesji, która zwykle trwa 2 godziny. Sesje mediacyjne mogą odbywać się kilkakrotnie w tej samej sprawie, gdy strony są zainteresowane osiągnięciem porozumienia.

Strony uczestniczą wspólnie w sesji, a mediacja stron w osobnych pokojach bez stykania się ich ze sobą nie jest rozwiązaniem głównym, jest raczej stosowana opcjonalnie.

Obowiązują wszystkie podstawowe zasady i gwarancje mediacji: jest ona dobrowolna, niezbędna jest neutralność i bezstronność mediatora, jak też poufność wymienianych informacji i rozmów mediacyjnych – wszystko to jest poparte polskim ustawodawstwem.

Jakie są koszty mediacji i kto za nią płaci?

Koszty mediacji są zwykle ponoszone przez strony i uregulowane są w umowie między stronami i mediatorem. Koszty obejmują wynagrodzenie i wydatki mediatora.

W wyjątkowych przypadkach, gdy mediacja w postępowaniu sądowym jest prowadzona z udziałem strony korzystającej ze zwolnienia od kosztów sądowych – pozostałe strony mogą ponieść wszystkie koszty lub też o kosztach rozstrzygnie Sąd.

Stronom można również zaoferować bezpłatnie mediację w sprawach związanych z konwencją haską dotyczącą uprowadzenia dziecka za granicę.

Istnieją również ośrodki mediacyjne, które prowadzą mediacje pro bono.

 Mediacje online

Czy mediacje online mają oparcie w prawie? Jeśli tak, to czy są co do tego jakieś ograniczenia?

Mediacja wirtualna jest zgodna z prawem i stosowana w czasie pandemii bardziej niż kiedykolwiek. Jest to zgodne z prawem rozwiązanie i jako takie może prowadzić do zawarcia ważnej umowy oraz prowadzić do powstania praw i obowiązków stron ugody mediacyjnej.

Czy mediacje online są akceptowane i czy są one popularne wśród praktyków i stron? Jeśli tak, to jakie platformy są zwykle używane, od wideo po podpisy elektroniczne?

Mediacje internetowe prawdopodobnie nie są tak popularne jak mediacje osobiste, ale w dobie zdalnej komunikacji stały się koniecznością ze względu na bezpieczeństwo oraz łatwość dostępu – stron do mediatorów i mediatorów do stron.

Mediacja online odbywa się za pośrednictwem platform Zoom, Microsoft Teams lub Skype, w zależności od narzędzia, które jest wygodne dla mediatora, a czasami preferowane przez strony.

Podpis elektroniczny nie jest jednak popularny, co można przypisać temu, że podpis elektroniczny ma specjalną definicję prawną wymagającą specjalnego klucza elektronicznego, którego wielu mediatorów nie posiada i nie inwestuje w jego posiadanie. Dlatego po mediacji internetowej umowa najczęściej jest podpisywana w formie papierowej, co również daje stronom pewność uznania takiej ugody przez sąd.

 Mediacja a prawo

Kto może być mediatorem? Czy mogą to być osoby nie będące mediatorami lub czy mogą one być mediatorami spoza Twojej jurysdykcji?

Mediatorem musi być osoba fizyczna, posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, korzystająca z pełnych praw publicznych. Urzędujący sędzia nie może być mediatorem.

Mediator nie musi mieć żadnego wymaganego wykształcenia ani doświadczenia. Jednak osoby wpisane na Listę Mediatorów Sądowych muszą udowodnić, że przeszły szkolenie mediacyjne. Podstawowe szkolenie z mediacji wymaga 40 godzin nauki i kończy się uzyskaniem certyfikatu. W sprawach z zakresu prawa rodzinnego obowiązuje kolejne 40 godzin szkolenia.

Co daje uprawnienia do zawierania umów mediacyjnych? Czy są wykonalne?

Umowy o mediację są wiążące dla stron po ich podpisaniu przez strony i mediatora i w pewnym zakresie (w zakresie, w jakim tworzą one obowiązek prawny) mogą zostać zatwierdzone przez sądy, co nada im również wykonalność.

Są oczywiście przypadki, w których sama umowa o mediację nie wystarczy i po podpisaniu umowy o mediację strony będą musiały podjąć dalsze wysiłki, aby zapewnić ich skuteczność. Dotyczy to np. podziału majątku dotyczącego nieruchomości, gdzie strony po osiągnięciu porozumienia w mediacji będą musiały udać się do notariusza lub sądu, aby osiągnąć zamierzony skutek w postaci przejścia prawa własności.

W jaki sposób sądy są zaangażowane w mediacje?

Mediacja jako metoda rozwiązywania sporów jest promowana w postępowaniu cywilnym,  i na przykład pozew musi zawierać stwierdzenie, czy strony starały się już rozwiązać polubownie spór, w szczególności czy korzystały z mediacji.

Sąd może skierować strony do mediacji jeszcze przed pierwszą rozprawą – takiemu orzeczeniu strony mogą się sprzeciwić. Jednak zazwyczaj mediacja jeśli odbywa się, to dzieje się to po pierwszej rozprawie za zgodą stron. Sąd może wyznaczyć mediatora dla stron lub mogą one uzgodnić takiego mediatora same. Czas na mediację udzielony przez sąd może wynieść nawet do trzech miesięcy, zdarza się też, że może zostać wydłużony.

Ugoda zawarta przed mediatorem, po jej zatwierdzeniu przez sąd, ma moc prawną ugody zawartej przed sądem. Tytułem wykonawczym jest ugoda zawarta przed mediatorem, która została zatwierdzona przez Sąd przez nadanie klauzuli wykonalności.

Po zawarciu przez strony mediaci ugody, 75% opłaty sądowej zostanie zwrócone powodowi (wnioskodawcy). 

Szczegółowe zasady dotyczące lokalnej praktyki mediacyjnej

Co się dzieje, kiedy strony nie pojawią się na mediacji?

Zwykle, ale tylko zgodnie z umową, mediatorzy pobierają od stron opłatę, jeżeli nie stawią się one bez uprzedzenia w wyznaczonym na mediację terminie.

Polski Kodeks postępowania cywilnego daje stronom możliwość traktowania kosztów mediacji jako kosztów sprawy sądowej, a więc w przypadku niestawienia się stron narażają się one na konieczność pokrycia tej części kosztów postępowania cywilnego., a nawet całości lub części kosztów całego postępowania toczącego się przed sądem, z mocy orzeczenia sądu kończącego postępowanie.

Jakie są szczególne zasady dotyczące sytuacji, w których mediacja toczy się w postępowaniu sądowym, a jakie gdy jest ona mediacją przedsądową lub prywatną poza sądem?

Mediacja będzie przebiegać tak samo, jednak główną różnicą będą koszty. W przypadku, gdy mediacja prowadzona jest ze skierowania sądowego, obowiązują opłaty przewidziane prawem, które są zwykle niższe niż w przypadku mediacji prywatnej poza sądem.

Jakie są główne obawy dotyczące mediacji wśród mediatorów, prawników, sędziów? 

Mediatorzy obawiają się tego, że strony będą powoływać ich na świadków w sporze, co jednak zasadniczo jest wyłączone. Prawnicy, a także sędziowe natomiast często nie wierzą w skuteczność mediacji. 

Ewolucja mediacji i nowe trendy

Jak rozwinęła się mediacja, zwłaszcza mediacje internetowe w ciągu ostatnich kilku lat?

Impuls do mediacji online został spowodowany ograniczeniami w podróżowaniu i kontaktach osobistych wywołanych pandemią.

Generalnie mediacja toruje sobie drogę powoli i nadal mogą zdarzyć się sytuacje, gdy strony nie słyszały, czym jest mediacja ani jakie korzyści może im przynieść.

W jaki sposób sądy, strony, prawnicy i mediatorzy dostosowują się do warunków mediacji?

Ciekawostką jest, że wiele sądów nie widzi żadnej roli przedstawicieli stron (prawników) w mediacji, co dotyczy również wielu mediatorów, którzy wolą widzieć strony w mediacji bez reprezentacji.

Natomiast mediacja internetowa napotkała barierę ludzkich ograniczeń w obliczu technologii, zarówno u mediatorów, jak i stron, ale jest coraz częściej spotykana i wszyscy się z nią oswajają.

Jakie trendy w mediacji da się zaobserwować w Polsce?

Takimi trendami jest na przykład ko-mediacja w sprawach rodzinnych, zwykle prowadzona przez dwóch mediatorów różnej płci. Bardzo małe lub prawie żadne jest wykorzystanie mediacji w osobnych pokojach. Mediacja bez prawników jako preferowana forma przez sądy i strony. Podpisywanie umów mediacyjnych nadal odbywa się tradycyjnie, przez podpis na papierze.

Professionals from the USA, Russia, UK, Spain and Poland gathered together to help other professionals and their clients experience online mediation in a family law case. The times of the pandemic affected family members all over the world. Some of the visitation orders/contact rights cannot happen or be enforced. Cross-border family relationships may encounter obstacles, necessitating mediation to help bring repair and resolution to difficult conflicts.

In this video you will see:

1. how a mediator can help parties reach compromise;

2. how easy and comforting the online mediation can be for the parties;

3. the role of an attorney – the party’s representative in mediation, bringing proposals, motivating the party and offering instant legal help;

4. how the ZOOM online mediation works, featuring the breakout rooms for caucus mediation;

5. and how the mediation agreement can be signed online, ending up the mediation process with success



16:36 MEDIATOR EXPLAINING THE BREAKOUT ROOMS to do the CAUCUS MEDIATION and the broadcast feature to communicate with the participants





1:23:37 MEDIATOR PRESENTING THE E-SIGNING PROCEDURE, electronic signing of the binding mediation settlement agreement

1:29:31 MEDIATOR’S CLOSING STATEMENT NOTE: due to the educational and awareness-bringing purposes of this video, some of the legal and jurisdictional issues were simplified.

The Hague Convention on Child Abduction 1980 (full name: Hague Convention on the Civil Aspects of International Child Abduction, concluded in the Hague on 25 October 1980) is an international treaty aiming at prohibiting relocating the children abroad without the other parent consent and if such a relocation already took place unlawfully – to return the child to the country the child was abducted from. 

It is a very powerful tool, where the application of law may have very severe effects on everybody involved and in particular – on the children who are being a subject of the dispute in between their parents.

Therefore the mediation in such cases is of extreme importance, and it really is a special type of mediation. It needs to be quick, it needs to embrace the multicultural aspects and it needs to aim at creating the long-term arrangement between the parents to prevent children being abducted back and forth from one country to another.  

What is the essential kit for mediation in the Hague abduction case?

  1. Good lawyer with experience in both family law and the application of the Hague Convention;
  2. Experienced mediator/s being able to proceed quickly and meticulously in your language (or – best case scenario – all the languages involved) and with delicacy on all the cross-border issues relating to child/children to be mediated, 
  3. A truly reliable on-line tool, enable to connect clients, lawyers and the mediator between the countries, continents, languages, time zones. 

Please remember, that the mediation in the Hague Convention Cases is the only way to truly resolve the real issue – namely where the abducted child/children will live and what the visitation scheme (contacts, possession) will look like. The court proceedings themselves in the Hague Convention Cases will not solve those issues. They are designed only to establish the appropriate jurisdiction and are therefore of an auxiliary nature, in other words, they serve the purpose of establishing the country, in which the real process, handling the issues of the child’s residence and contacts, will be resolved on the merits.

In the mediation regarding the Hague Convention all the issues relating to the child will be resolved amicably and no other court proceedings will be necessary, which is cost effective, time saving, stress avoiding and – most important – focusing on the children and their welfare long-term.

Mediation is aimed at bringing agreement into a conflict situation. The conflict situation often results from communication barriers. One of the most obvious communication barriers language. 

How is it possible then to bring agreement into a situation where more than one language is involved  and where the communication barrier already exists?

The common sense allows us to see, that in any situation, whether business or private, before the conflict had arisen, there was at least a minimum level of understanding and agreement between the now-conflicted-parties. 

So if you are in the mediation process involving different languages, in simple words you are trying to make parties involved communicating in the same language… And this is how you do it:

  1. Think ahead: remember that apart from the necessity to engage the interpreters/translators in the mediation process, it might be wise to consider a mediator who can operate the other (or both!) languages that the parties speak.
  2. Prepare yourself: remember that different languages often bring different cultural background issues with them. If you are mediating an intercultural case, make sure you prepare yourself about it in advance, e.g. speaking to someone from a particular cultural field or… having a mediator from this particular cultural background. 
  3. Make sure you agree on the language of the mediation, which involves also the mediation documents. Please note that these do not necessarily need to be in the official language of the country you are mediating in or the language of the court your case is to be heard in.
  4. Ensure that everybody understands what is being said, read and drafted – the questions ensuring that all is being understood need to be repetitive yet polite. Please remember that a participant in the mediation might be too shy to declare voluntarily they do not understand a certain issue or phrase and ask for explanations about it. It will be easier for them to admit it, when asked a specific question by the mediator.
  5. Throughout the entire process of mediation please ask open questions to check the common understanding, but make it in a way that they are not offensive or pay everybody’s attention to one of the parties’ difficulties. The questions will therefore need to  relate to the language issues, mediation in general, a particular stage of the mediation process.   

Having said all that, the experience shows, that:

– a mediation involving different languages will also engage more explanation than within the  average mediation process.

– having a co-mediator in a case embracing different languages is a good solution giving the parties more certainty as to whether they follow the entire process properly. 

But most of all, in any case regarding different languages and/or different cultures, please make sure that all the participants of the mediation process feel understood and respected.

While it is mostly known amongst lawyers and their clients why mediation in general is being recommended, there are some features that make the mediation online in family cases really special.

So on top of what is usually given as examples why mediation in family cases is so reputable, namely that it is: cost effective, time effective, enables to ensure privacy and promotes made-to-measure solutions, please know that there are even more benefits if you do the same mediation online!

You might ask yourself how it is possible. All the above benefits are enough to give the mediation a try, but… Look at that!

  1. mediation online is not only quick, it’s even quicker! just think that instead of travelling to a distant place, pay the costs of the journey, find a parking lot and pay for it, you do your mediation without driving, parking and all of it. See: if done online the mediation is easier to schedule, quicker to take place and saves energy and costs!
  2. more efficient – choosing the mediator from amongst those, who not only possess the mediation skills but can also help manage the electronic means and electronic documents with electronic signature, helps process any documents, and the mediation agreement in particular,  faster!
  3. it enables you to handle the mediation in a friendly environment, in a place which you choose for yourself or agree with your lawyer. It can be a place which you already know and which does not intimidate you. You can even be accompanied by your favourite pet!
  4. since family law issues are almost 100% sure to be the most important in your entire life, you are guaranteed not to be free from emotions. Also those negative or abrupt ones! Doing the mediation online gives you a chance not to suffer through those emotions so much for a few reasons: the one above in point 3, but also the fact that you are not being present face to face with the persons that get on your nerves… there is a glass/electronic media barrier between you… The communication and therefore resolving the complex matters is therefore easier and smoother.
  5. it can help overcome the barrier of time and space. In today’s world plenty of family issues involve cross-border if not cross-continent aspects… To synchronise such a mediation takes time and effort. When done online all of it can be forgotten – the mediation just takes place as if you were in the same time zone, in the same climate and within the same territory.

Family case with its complexity and emotions involved is particularly appropriate to be settled on line. With an appropriate mediator and appropriate tool it will save you stress, sleepless nights and words which you would rather not hear nor say.